テレワークが一気に広がり、今までZoomを使わなかった人が一気に使い始めているので、なかなか使い方や機能などの習得レベルの差からミーティング効率があまり良くないなぁ、と感じている人もいるのではないでしょうか？
そんな中、数年前からZoomを使っている私に来る相談で一番多い質問がこれです。
本当に設定は一瞬でブレイクアウトセッション（グループ振り分けの）が使えるようになりますので、とてもオススメです。
Zoomでグループ分けをしてミーティングをする方法
写真を中心に解説していきます。
設定方法
通常の機能は下記一覧です。↓
「設定」を選択 ↓
「ミーティングにて（詳細）」を選択 ↓
ブレイクアウトルーム を「ON」します ↓
これで「ブレークアウトセション」が出現します。 完了！！
使い方
セッションとはグループのことです。「何個グループ作る？」と聞かれていますので数字を入力します。
12人参加していて、3セッション＞自動 と選択すれば4グループに分かれます。 ↓
「ブレークアウトセッション1」という名前も自由に変更可能
「手動」を選択すれば、手動で割り当てできます。 ↓
オプションで細かく設定しましょう。オススメは下記チェックボックスに加えて「分科会室は次の時間後に自動的に閉じます」を設定しておきましょう。そうすることで各グループがダラダラ議論することなく、定刻に戻ってきます。
設定と使い方は以上です。
Zoomのグループ分けのメリット
ポイントは3点です。
- 議論が散らからない
- 参加者意識が高まる
- アウトプットの「質」が高まる
1,議論が散らからない
10人以上で会議を経験したことがある人はピンとくるかもしれませんね。
Web環境で10人も存在すると、誰か一人が話をしていてそれを聞くスタイルが定着しやすいです。そこで意見を言おうとすると、発言がかぶってしまい中々しゃべれない人もいるでしょう。また発言しよう思ったけど、かぶりそうだからイイや・・と聞き手に回ってしまうかもしれません。
またチャット機能を使って独自に議論を始めちゃう人たちもいます。ひどいとオープンチャットではなく、話したい人とダイレクトでプライベートチャットをし始めて、数名でコンセンサスをとった後に、いきなり発言して場をひっくり返してしまうなんてことが起きてしまいます。つまりZoomは「見えない根回しが会議中に可能」になってしまうのです。
そうなるくらいなら、はじめにファシリテーターが問題になりそうなメンバーを事前に把握し、発言がコントロールできそうなメンバーを振り当てグループ分けしちゃうのも手です。そういった人たちは「言いたがり屋」な人も多いですので、一通り小さなグループワークで発言させておけば、割と角が取れた状態で戻ってきてくれます。
2,参加者意識が高まる
上記で書きましたが、Web会議は「見えなくなる人」が顕著です。
リアルなら、うなずき、アイコンタクト、態度などそこにいる空気感を伝えるだけでちょっとしたコミュニケーションが取れていました。（日本特有ですが・・・）
その状況に慣れていた人たちが、急にWeb会議という土壌に投入されるとどうなるでしょうか？
無言になるか、内職するか、カメラオフして寝てしまうか・・・という状態です。
「そんな人会議に呼ばなくていいでしょ！」と言ってしまえばそれまでですが、そんな簡単に組織構造が変えられないのが今の日本の社会です。なので、そうなることを「認識」してこちらで会議をコントロールしちゃいましょう。
ブレークアウトセッションを使えば少人数で分けることもできますので寝てる暇もありません。また時間制限をかけるので、時間内にアウトプットすることを設定すれば否応なしにみんな議論に参加するでしょう。
3,アウトプットの「質」が高まる
「質」は「量」ありきだと思っています。特に会議のように「発言」することが「価値」の場において、「議論する量」は「アウトプットの質」に比例します。会議をファシリテートする人にはそれを促す役目が課されていますので、このブレークアウトセッションをうまく使って「質」を量産しましょう。
さいごに
Zoomは本当に使いやすいです！Google Meetと比較しても雲泥の差。相手が登録することなく参加できるのでストレスフリーですね。そんなZoomも進化しまくっていますので、ぜひこういった最高に便利な機能を取り入れて、「Zoom×Webミーティング」のスタンダード時代に特化したファシリテートスキルを身に付けてみてはいかがでしょうか？
ちなみにブレークアウトセッションは「飲み会」でも使えますので、ぜひまずはフランクな場で活用してみてください。
