仕事は極論この二つ分かれている。
- 自分でやると決めた仕事
- 相手から頼まれた仕事
「自分でやると決めた仕事」は自分の意思が働き、タスク管理ができ、仕上がりの全体像も把握できる。
「相手から頼まれた仕事」は時期も、期日も、内容も、精度もわからず、頼まれた瞬間自分の予定がグラッと崩れて「自分でやると決めた仕事」にも影響が出てしまう。
つまり、仕事がうまく運べず、キャパオーバーになってどれもうまくいかない時は「相手から頼まれた仕事」が起因している事が多い。
しかし、仕事をする上でこの2つを上手くコントロールできないと忙しさに埋もれ、どの仕事も中途半端になり多数の方面へ多大な迷惑をかけてしまう。
では、どうすれば仕事に振り回される事なく、仕事を自在にコントロールして自分の時間を作れるのか？
まずはリンゴをかじること
例えばリンゴ1つを、仕事ひとつと考えます。
仕事＝リンゴの数
自分でやると決めた仕事の場合
自分で決めた仕事の場合、あとどれくらいリンゴが残っていて、いつまでに何個食べれば良いのか自分で把握している。
また、自分の空腹度(請負タスク量)もつねに把握しているので、今日はこれくらい食べようかな？(仕事しようかな？)
明日は、4個くらい食べちゃおうかな？(4つ仕事をこなそうかな)
とコントロールできますし、あまりリンゴを放置してしまうと鮮度(仕事の期限)が悪くなってしまい、やらなきゃ！となって急いでこなすでしょう。
この状態までは自分でもコントロールが可能です。
相手から頼まれた仕事が加わった場合
しかし、相手からリンゴが渡されると大きく変わります。
相手は私のお腹の状態や、持っているリンゴの量を知りません。
だから際限なく、遠慮せずに次から次へとリンゴを渡してくるのです。
中にはとっても大きなリンゴ(仕事量大)や鮮度が悪いリンゴ(期日が短い)を投げてきて、自分のリンゴと相手のリンゴの優先順位がわからなくなってしまい、最悪の場合、手元にあるリンゴから食べていく(見える仕事からこなしていく)という優先順位皆無の仕事をしてしまいます。
結果は察しの通り、食べきれないリンゴが積み上がり、どんどん鮮度が悪くなり、最終的にリンゴに埋もれてしまう、、、
では、リンゴに埋もれないため(仕事に埋もれないため)にはどうすればいいのか？
自分と相手のリンゴを回りに見える化する
仕事を見える化するということは、自分のリンゴだけではなく、相手からもらったリンゴも見えるようにしておくこと。
そのために必要なのタスク管理や、ガンチャート、ToDo管理表やスケジュール表など色々なツールと手法がありますが、もっとシンプルに行きましょう。
チームが５人程度ならホワイトボードに自分の仕事と、依頼された仕事、そして期日を書いておくだけでいいです。
そして、それを朝礼の時や、上司が気づいたときに共有することです。
タスクを見える化するだけでは意味がありません。
見える化して、メンバーと発言し合い、リンゴの鮮度を確認し合いましょう。
そうすれば、「おれ、そのリンゴ食べるよ。」「そのリンゴ、まだ鮮度伸ばせるんじゃない？」「もう、そのリンゴいらないんじゃない？」と仲間の協力や違った視点でのフィードバックを受けることができます。
大事なのは見える化して、できるだけ毎日言葉に出して状態を共有すること。
タスクに書かれた文字に「温度」はありませんが、言葉には「感情」が加わります。
仕事をやるための仕組みを作っても、結局やるのは感情がある私たち人間です。
だからこそ、手法や仕組みに囚われず、「あなたのリンゴはどんな感じ？」「お腹いっぱい？」「お腹痛くて食べれない状態？」というようにお互い感情に寄り添い一丸となって仕事に取り組んでいきましょう！
「リンゴ、かじってる？」「お腹いっぱい？」
これがチームの共通言語になればいいですね。
では、また
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